Pasos más cerca de una empresa sin papel
¿Está interesado en convertirse en una empresa sin papel? Hay muchas razones por las que cada vez más empresas están abandonando el papel, desde los beneficios medioambientales hasta el ahorro de costes. Independientemente de la razón por la que lo haga, todo el proceso puede merecer enormemente la pena y marcar una verdadera diferencia en el funcionamiento de su empresa.
Sin embargo, algunas empresas no saben por dónde empezar, ya que gran parte de su jornada laboral utiliza impresiones y otros materiales en papel de una forma u otra. Así que aquí hay cinco pasos que pueden acercarte a un negocio completamente sin papel.
1. Instaurar una política de trabajo a distancia
La mayor velocidad de Internet y la evolución de la tecnología han hecho posible que muchos trabajadores realicen su trabajo desde casi cualquier lugar del mundo. Esto ha llevado a muchas empresas a adoptar la opción de que su personal trabaje a distancia. Por supuesto, esto puede ofrecer una gran variedad de ventajas prácticas, como una menor necesidad de costosos espacios de oficina y la reducción de los costes operativos generales, pero también puede contribuir a eliminar el papel de la empresa.
Como es evidente que no es necesario el papeleo para trabajar en un entorno en línea, puede eliminar algunos de los motivos habituales de desperdicio de papel, como los informes y los documentos impresos.
2. Escanear y almacenar documentos en la nube
Una de las cosas que dificultan a las empresas la eliminación del papel es que conservan muchos de sus documentos empresariales más importantes en papel. Suponen que sería demasiado engorroso intentar introducir un sistema en el que sus documentos clave se pongan en línea. Pero en realidad es más fácil que nunca gracias a las empresas que ofrecen una solución inteligente.
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3. Extractos y facturación sin papel
Uno de los mayores desperdicios de papel en muchas empresas es el hecho de que las facturas, los recibos y los extractos se imprimen o se entregan en copias físicas. Esto suele deberse a un problema de legado en el que el sistema de la empresa ha funcionado así durante mucho tiempo y no se ha hecho ningún esfuerzo por modernizar el proceso. Pero, en realidad, es más fácil que nunca cumplimentar las facturas, enviarlas y pagarlas a través de un ordenador sin tener que recurrir nunca a una copia en papel.
Los bancos ofrecen ahora extractos en línea y es posible que la mayoría de los clientes y proveedores prefieran la facturación, las facturas y los pagos en línea. Esto es algo que realmente es muy fácil de hacer para las empresas y puede suponer una gran diferencia en la cantidad de papel que se utiliza.
4. Invertir en infraestructura tecnológica
Uno de los mayores errores que cometen las empresas cuando están interesadas en convertirse en sin papeles, es que introducen políticas para deshacerse del papel, pero no invierten en ningún tipo de tecnología que les facilite hacerlo. Esto hace que los empleados vuelvan a los viejos hábitos y que pronto utilicen la misma cantidad de papel que antes.
Puede ser muy útil que los empleados dispongan de tabletas de la empresa a las que puedan enviar informes y cualquier otro material relacionado con su trabajo. Esto hace que no sea necesario imprimir documentos para las reuniones y facilita al máximo que no se desperdicie papel.
5. Cambiar la actitud de la empresa
En última instancia, lo que más cambiará en una empresa no serán las ideas individuales para deshacerse del papel, sino un cambio general en la actitud de la empresa. Corresponde a los directores y jefes de equipo dar ejemplo y animar a todos a reducir el uso del papel y a considerar otras formas de trabajar.
Con tantas tecnologías que facilitan más que nunca la eliminación del papel en las empresas, realmente no hay excusa para mantener las impresiones. Puede ser un proceso largo, pero con pequeños pasos incrementales es algo que puede lograrse para la mayoría de las empresas.