Cómo cumplir los plazos de los proyectos siempre, sin fallos
Como emprendedor o joven profesional, siempre tendrás escépticos. La edad y la experiencia vienen acompañadas de estigmas, y la única forma de escapar de ellos es infundir confianza a través de resultados constantes.
En términos de gestión de proyectos, el cumplimiento de los plazos es fundamental para este reto.
Por qué son importantes los plazos
Cuando uno es un joven profesional en un sector en el que hay gente con más experiencia, más peso y un conocimiento más sofisticado del sector, puede ser difícil demostrar su valía. En cierto sentido, simplemente hay que agachar la cabeza y esperar a que la experiencia te alcance. Al fin y al cabo, no hay nada que sustituya al tiempo. Pero hay muchos otros hábitos y acciones que pueden añadir valor a tu empresa y construir una sólida reputación.
Una de las mejores cosas que puedes hacer es demostrar que eres fiable. Cuando te asignen una tarea, hazla sin dudar. También quieres que te consideren coherente. Tu jefe y tus compañeros deben saber siempre lo que van a obtener de ti.
Como persona que gestiona proyectos en un mundo empresarial dinámico, su mayor oportunidad de demostrar fiabilidad y coherencia es cumplir los plazos de los proyectos sin falta. En un sector en el que las excusas y la pereza suelen ser omnipresentes, el cumplimiento de los plazos te hará notar. Puede que le lleve tiempo, pero acabará ganándose la oportunidad de ascender.
4 formas de cumplir con los plazos de forma consistente
Demasiada gente considera los plazos como sugerencias. Están acostumbrados a las prórrogas y los cambios, por lo que no respetan mucho un plazo inicial. Pero no te dejes afectar por esta forma tóxica de pensar. Un plazo es un plazo y debes tratarlo como tal desde el principio.
Aquí tienes algunos consejos para ayudarte:
1. Mejorar la programación
Las organizaciones de todos los tamaños están sometidas a una intensa presión para mejorar la velocidad, la precisión y la agilidad de sus procesos de gestión de proyectos y planificación de la capacidad, al tiempo que equilibran los riesgos y costes relacionados con estos esfuerzos.
Una de las mejores maneras de conseguir que un proyecto avance en la dirección correcta es mejorar la fase de programación del proyecto. Cuanto más precisa sea la programación del proyecto, menos margen de error habrá. Pero, una vez dicho esto, también hay que prever un tiempo de holgura en el calendario. Esto te dará la oportunidad de ponerte al día y/o tomarte un respiro cuando sea necesario.
2. Mejorar la comunicación
No importa lo buena que sea tu programación. Si no facilitas la comunicación adecuada, nada más importa. Esta es realmente la clave para cumplir los plazos.
Como gestor del proyecto, la buena comunicación empieza por ti. No quieres microgestionar, pero tienes que estar informado en todo momento. Anima a todos los miembros del equipo del proyecto a que te informen a diario de los progresos realizados y a que comuniquen a los demás si se están retrasando en algo.
3. Mejorar los planes de contingencia
Incluso con una programación meticulosa y una buena comunicación, hay cosas que ocurren y factores imprevistos que se interponen en el camino. Tu trabajo consiste en dejar de lado estos problemas y adaptar proactivamente el enfoque para que el plazo siga siendo alcanzable. Para obtener los mejores resultados, incluye todos los planes de contingencia que puedas en el alcance original del proyecto.
4. Responsabilizar a las personas
Una cosa es responsabilizar a un equipo de proyecto, pero cada persona del equipo debe tener la carga individual de cumplir los objetivos y los plazos del proyecto. Al vincular a cada persona con el proyecto de forma personal, les das un mayor sentido del deber de cumplirlo. Ya no se trata sólo de hacer feliz a un cliente, sino de satisfacer una responsabilidad personal.
Ponerlo todo en común
Puede que no tengas la experiencia o la habilidad que poseen otros en tu sector, pero no dejes que esto te frustre. No importa lo joven que seas o el tipo de habilidades que tengas, siempre puedes ser fiable y constante. Y como gestor de proyectos, cumplir los plazos puede ser tu billete para ascender y ganar nuevas oportunidades. Asegúrate de tomarte en serio este aspecto de tu trabajo.