Por qué hay que recuperar el arte en el diseño de procesos
Existe una suposición desafortunada de que sólo el trabajo «creativo», como el diseño gráfico o la redacción de textos publicitarios, requiere una aportación artística. En la práctica, sin embargo, todo tipo de trabajo puede dividirse en una parte técnica y otra artística o creativa. Esto también es válido para el diseño de procesos empresariales.
El problema es que los aspectos creativos del diseño de procesos se pierden cuando se confía por completo al software BPM. El resultado de un diseño de procesos excesivamente técnico es que los resultados no son óptimos y la frustración es total. Las empresas se quedan sin saber qué ha fallado. Después de todo, si cada paso de la implementación del software BPM se sigue al pie de la letra, todo debería funcionar como un reloj, ¿verdad?
Bueno, no del todo.
Veamos primero el papel que desempeña el diseño de procesos en todo el lienzo del BPM.
Por qué es importante el diseño del proceso
El diseño de los procesos empresariales define los flujos de trabajo, las necesidades de equipamiento y los requisitos de aplicación en un proceso concreto. Se trata de un enfoque estructurado en el que se traza el proceso y se optimiza para que sea eficiente.
Utiliza diagramas de flujo, software de simulación de procesos y modelos a escala para responder a preguntas como cuáles son las tareas, quién las realiza y cuándo se hacen.
El diseño de procesos es fundamental para las iniciativas de BPM por muchas razones. Su objetivo es:
- alinear las operaciones diarias con la estrategia empresarial global
- mejorar la comunicación de los procesos
- aumentar el control y la coherencia del rendimiento del proceso
- aumentar la productividad y la eficiencia
- obtener una ventaja competitiva
En pocas palabras, el diseño de procesos es la hoja de ruta clara y detallada que lleva a las empresas desde donde se encuentran actualmente hasta sus objetivos empresariales deseados.
Por qué las opciones minimalistas no son suficientes
Técnicamente hablando, el diseño de procesos puede hacerse en cualquier lugar, incluso en una servilleta de papel o en una pizarra olvidada. Pero lo que hay que tener en cuenta es que el diseño de procesos no es un proyecto artístico de un niño pequeño que se pega en la nevera y se olvida. Tiene que ser implementado a través del software BPM si va a ser de alguna utilidad para la organización.
En segundo lugar, las pizarras pueden funcionar para procesos extremadamente sencillos con un número limitado de tareas. En la práctica, los procesos rara vez son tan sencillos. Cuanto más grande es la empresa, más intrincados son los procesos. Las pizarras blancas, o sus equivalentes igualmente simples, no están hechas para ese tipo de matices.
El diseño de procesos es un componente importante de una iniciativa BPM más amplia. Para que sea realmente eficaz, necesita un software BPM con capacidades como:
- un diseñador de flujo de trabajo visual e intuitivo con un creador de formularios de arrastrar y soltar
- integración entre aplicaciones
- información en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos para realizar cambios en el flujo de trabajo cuando sea necesario
- gestión de documentos y datos para hacer accesible la información necesaria con fines de formación y auditoría
¿Significa eso que necesitas el equivalente en software BPM al traje Hulkbuster de Iron Man?
Ni mucho menos.
Qué soluciones técnicas de alto nivel faltan
Las herramientas BPM ultratécnicas suelen carecer del enfoque artístico del que hablábamos antes. Puedes devolver el arte (y la eficacia) al diseño de procesos introduciendo estas prácticas:
1. Obtener el contexto
Una parte muy crítica del diseño de procesos es el contexto. Es muy común que las empresas piensen que una nueva solución BPM curará todos los problemas existentes sin tener en cuenta el panorama completo que rodea la necesidad de la solución BPM.
Lo que realmente se necesita es que todos los que participen en el esfuerzo de diseño comprendan cuáles son los objetivos de la empresa, el estado actual de los procesos, los puntos débiles y los cuellos de botella, y los recursos disponibles.
2. Colaborar
El diseño de procesos requiere la colaboración de múltiples partes interesadas para obtener resultados óptimos. Los propietarios de los procesos, los ejecutores, la dirección, los consultores de BPM, las TI, los proveedores y todos los demás que desempeñan un papel importante deben colaborar para crear un diseño de procesos que pueda ofrecer los resultados requeridos.
3. Simplificar
Uno de los peligros de volverse demasiado técnico es que el diseño de procesos puede acabar pareciendo mapas indescifrables del tamaño de un gorila de espalda plateada. El diseño de procesos pretende simplificar, no intimidar. Tiene que ser accesible y fácilmente comprensible para todas las partes interesadas en el proceso.
La forma de documentar debe ser sencilla. Adapte el nivel de detalle del diseño del proceso a las necesidades del público objetivo. Guárdelos en lugares accesibles y actualícelos periódicamente.
4. Comprender las necesidades de los usuarios
Para ser eficaz, la BPM debe incluir un diseño de procesos centrado en el ser humano. Las experiencias y los relatos de las partes interesadas en los procesos tienen que formar parte necesariamente del esfuerzo de diseño de los mismos. Si el diseño de procesos no mejora las experiencias de los empleados, no es probable que mejore la productividad como se esperaba.
5. Adoptar un enfoque a largo plazo
Otro aspecto del buen diseño de procesos que requiere algo más que conocimientos técnicos, es la capacidad de considerar los esfuerzos de mejora de procesos desde una perspectiva a largo plazo. Las iniciativas de BPM nunca son éxitos de la noche a la mañana o un retorno de la inversión instantáneo. Los cambios que se introducen también deben considerarse desde el punto de vista de la sostenibilidad.
Para llevar
La mejor apuesta para las empresas hoy en día es invertir en software BPM que sea lo suficientemente flexible como para incorporar enfoques creativos. Olvídese de utilizar una herramienta para el diseño de procesos y otra para los informes y la información. Elija soluciones que le ayuden a gestionar todo tipo de trabajo, a colaborar eficazmente y a impulsar iniciativas de eficiencia como una organización cohesionada.