Características clave que hay que buscar en un software de gestión hotelera
El sector hotelero es uno de los más competitivos y de los que más rápido evoluciona. En los últimos años, las encuestas y los informes muestran que los hoteles tienen que ser más competitivos que nunca, ya que los índices de satisfacción de los huéspedes siguen aumentando y estos empiezan a esperar un nivel de servicio más alto de cada hotel que visitan.
No es de extrañar, pues, que muchos hoteleros recurran al software de gestión hotelera para mejorar su oferta y agilizar sus servicios. Estas plataformas pueden ofrecer toda una serie de ventajas, desde el ahorro de dinero en costes de infraestructura y servicios públicos hasta el ahorro de tiempo en procesos triviales, pasando por el aumento de los ingresos gracias a la ampliación de las oportunidades de marketing y, sobre todo, el ofrecimiento de mejores experiencias a sus huéspedes.
Pero con tantas plataformas de software de gestión hotelera diferentes, elegir la adecuada para su marca puede parecer un reto.
1. Cuadros de mando de recepción
Una de las funciones más importantes de cualquier sistema de gestión hotelera es el panel de control de la recepción, utilizado por el personal de recepción para ayudar a los huéspedes a registrarse y salir, entregar las llaves de las habitaciones, controlar el estado y la disponibilidad de las habitaciones, procesar los pagos y gestionar las solicitudes de los huéspedes.
Los mejores sistemas son capaces de ofrecer todas estas funciones en un panel cómodo, accesible y fácil de entender, con una formación mínima requerida y la máxima eficacia, lo que hace que los trabajadores puedan tomar los pagos, recibir a los huéspedes y modificar las reservas sobre la marcha.
2. Gestión de reservas
Las mejores plataformas de gestión hotelera también vienen con paneles y funciones de gestión de reservas, lo que facilita mucho no solo que los huéspedes realicen y modifiquen sus reservas en línea o a través de una aplicación móvil, sino también que los trabajadores hagan un seguimiento de las reservas, así como la organización de descuentos y el seguimiento del inventario de habitaciones.
Estas plataformas deben facilitar al máximo que los huéspedes reserven habitaciones con las tarifas correctas, obteniendo mensajes de confirmación inmediatos, pagando sus reservas de forma segura en línea, e incluso pudiendo hacer el check-in automáticamente antes o al llegar. Este servicio puede ampliarse con funciones de facturación automática en aplicaciones móviles o incluso quioscos de autofacturación incorporados al vestíbulo del hotel.
3. Gestión de tarifas
Las mejores opciones de software de gestión hotelera también facilitan mucho la gestión de las tarifas y los precios de las habitaciones y las mejoras, así como de los servicios y comodidades adicionales que ofrezca. Las tarifas pueden ajustarse automáticamente en función de la temporada o la época del año, con descuentos de última hora o subidas de precios, según su estrategia.
Todos los ajustes se pueden hacer en tiempo real y son visibles para los huéspedes de inmediato, lo que garantiza que todos paguen los precios correctos, y cualquier error se puede identificar y enmendar de inmediato, y esta es una de las características clave que está contribuyendo a la creciente tasa de uso del software de gestión hotelera en todo el mundo.
4. Gestión de la limpieza
Además de los trabajadores de la recepción, el software de gestión hotelera también puede utilizarse para ayudar a los miembros del personal de limpieza y mantenimiento. Muchas plataformas incluyen pestañas de gestión del servicio de limpieza, lo que permite actualizar y mostrar el estado de las habitaciones en cualquier momento para agilizar y gestionar mejor los programas de limpieza.
Las habitaciones pueden marcarse como limpias y listas para su uso o como sucias y necesitadas de limpieza, con agentes de limpieza asignados a plantas o habitaciones específicas con facilidad. Esto añade una conexión más fuerte entre el personal de limpieza/mantenimiento y la recepción, permitiéndoles comunicarse mucho más fácilmente que antes, ayudando a garantizar que las habitaciones estén siempre limpias y listas para la llegada de los huéspedes y que el equipo de limpieza trabaje con la mayor eficiencia posible.
5. Gestión financiera
Un sistema de gestión hotelera también puede incorporar algún nivel de gestión financiera. Esto puede ser en forma de una simple pestaña de seguimiento de ingresos que le permite mantenerse al día con los beneficios diarios, semanales y mensuales, o algo más avanzado con características para la gestión de los cargos pendientes y la aceptación de pagos en línea en una variedad de métodos.
Muchas de las mejores plataformas incluso permiten a los hoteleros hacer un seguimiento de una serie de métricas financieras para entender mejor el rendimiento financiero de su negocio, identificando posibles áreas de mejora, haciendo un seguimiento de las tarifas de los competidores, y monitoreando las fechas, el clima, los eventos locales, y más, con el fin de sugerir posibles ajustes de tarifas que podrían conducir a mejores tasas de reserva y el aumento de los ingresos en general.
Palabra final
Las ventajas de los sistemas de gestión hotelera son evidentes. Con una gama tan amplia de usos y aplicaciones, hay muchas maneras en las que estos sistemas pueden mejorar las operaciones de su hotel, elevando la moral de los empleados, fomentando una cultura de trabajo más positiva, minimizando la pérdida de tiempo en tareas triviales y proporcionando experiencias mucho mejores y más memorables para cada uno de los huéspedes que cruzan las puertas. En la era moderna, ningún hotelero ambicioso puede prescindir de un sistema de gestión.