Cómo gestionar con éxito su equipo subcontratado
Aprender a gestionar un equipo subcontratado puede parecer tan difícil como criar a sus hijos mientras viven en otro país. Pero cuando se hace correctamente, la gestión de proveedores subcontratados puede ofrecer enormes beneficios y ventajas a su empresa.
Si es la primera vez que recurre a la subcontratación, o está contemplando la idea, pronto descubrirá que esta estrategia tiene una curva de aprendizaje. Al mismo tiempo, también podría mejorar drásticamente la productividad de su empresa y ahorrarle dinero. Una vez que haya pasado por el proceso de contratación y haya encontrado un proveedor que le guste, será importante que sepa cómo gestionarlo adecuadamente.
Para asegurarse de que está al día, este artículo repasará tácticas importantes como:
- Comunicarse eficazmente con los empleados o directivos subcontratados.
- Informarles de sus objetivos y su visión.
- Garantizar que todo el mundo está en la misma página.
- Elegir un software de gestión de proyectos útil.
- Tener una interacción ocasional cara a cara.
- Teniendo en cuenta las zonas horarias.
- Conocer a su empresa subcontratada.
- Mantener altos niveles de seguridad.
Comuníquese con regularidad
Idear una estrategia de comunicación eficaz será una de las primeras cosas que tendrá que hacer una vez que haya contratado un equipo. Involucre tanto a sus empleados internos como a su grupo subcontratado para conocer la forma en que mejor se comunican. A medida que reciba sugerencias, reúna los métodos más comunes y utilícelos.
Cuando dirija a los empleados subcontratados, sea abiertamente transparente y conciso en sus comunicaciones para confirmar que entienden perfectamente sus comentarios. Si discierne el propósito y el resultado deseado de la comunicación antes de enviarla, verá muchos menos malentendidos en el día a día. Para facilitar esta tarea, existen numerosas herramientas disponibles para ayudarle.
Utilizar un software de gestión de proyectos eficaz
Una de las herramientas que hay que tener en cuenta es una aplicación de gestión de proyectos de calidad. Este software está diseñado con la intención de simplificar los proyectos y mantenerlos organizados. Permiten a los usuarios añadir, actualizar y supervisar las tareas, para que nunca se pierda nada.
Tanto su equipo como sus proveedores de servicios subcontratados tendrán acceso a la visión general del proyecto, por lo que es menos probable que se salten los plazos o las fechas de entrega. El software de gestión de proyectos también facilita el seguimiento de los hitos y los objetivos que su equipo pretende alcanzar. Muchos de ellos también integran otras herramientas que simplifican el proceso de compartir e informar sobre el progreso diario, semanal o mensual.
Hable de sus objetivos
Establecer objetivos es crucial para el éxito de cualquier empresa en cualquier sector. Sin ellos, no hay propósito en la jornada laboral. Elaborar un plan estratégico que incluya la visión, los valores y los objetivos de la empresa ayudará a que todos sepan en qué están trabajando.
Pero escribir y compartir estos objetivos con su equipo subcontratado no suele ser suficiente. Si bien es fácil escribirlos y enviarlos, es vital tener conversaciones repetidas sobre estos objetivos. Esto ayudará a garantizar que todas las acciones realizadas por ambas partes se acerquen un poco más a su consecución.
Poner a todos en la misma página
Esta sugerencia puede tomarse tanto en sentido figurado para la comunicación como en sentido literal para la documentación. Como ya hemos mencionado la importancia de la comunicación, es hora de hablar de estar en la misma página en un sentido más literal. Una vez que haya empezado a gestionar un equipo subcontratado, tendrá que facilitar el acceso a todos los documentos e información necesarios para que tengan éxito.
Tenemos la suerte de vivir en un mundo digital en el que ya no son necesarios los archivos en papel. Utiliza programas como Google Drive o Dropbox para compartir documentos, hojas de cálculo y otros formularios a los que todo el mundo necesita acceder. Son programas perfectos para mantener a todo el mundo al día.
Defienda su marca
Aunque debe hacer todo lo que esté en su mano para encontrar una empresa de externalización fiable y de confianza, también debe tomar todas las precauciones de seguridad necesarias. Hay que proteger y preservar la información confidencial de su empresa. Si hay algún documento sensible que deba compartir con su grupo subcontratado, establezca medidas preventivas para evitar la distribución de esa información.
Antes de contratar a alguien, haz la debida diligencia para encontrar reseñas y testimonios de otras empresas de tu sector sobre sus servicios y seguridad. Cuando empiece a contratar a un nuevo equipo, hágale firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA) para que se comprometa legalmente a mantener la seguridad de los datos de su empresa.
Interacción cara a cara
Dependiendo de dónde externalice los servicios, puede que no sea lo más fácil acercarse a su oficina y tener una charla rápida. Tanto si están en otro estado como en otro país, es posible que nunca vea a su equipo subcontratado en persona. Pero una vez más, la era digital viene al rescate con alternativas para un gasto de viaje potencialmente caro.
En lugar de subirse a un avión para pasar un rato cara a cara cuando se gestionan proveedores de servicios subcontratados, basta con subirse a Skype, Google Hangouts o Slack para hablar con su equipo a través de un videochat. Estas interacciones pueden ayudarte a mantenerte conectado y promover mejores relaciones comerciales.
Personalizar
Especialmente cuando se gestionan empleados subcontratados, será importante establecer conexiones personales para fortalecer la relación comercial general entre ambas partes. Aunque siempre hay que mantener la profesionalidad, puede resultar muy provechoso mostrar a tu grupo subcontratado compasión, respeto e interés genuino por sus vidas. Lo más fácil que puede hacer es adoptar la regla de oro y tratarles como quiere que le traten a usted.
Sea consciente y respetuoso con los husos horarios
Puede ser fácil olvidar que algunas de las personas con las que se trabaja pueden estar en una zona horaria diferente. Esto puede causar problemas a muchos niveles diferentes, desde el incumplimiento de los plazos hasta la falta de comunicación. Usted y su equipo deben ser siempre conscientes de la diferencia horaria entre su lugar de residencia y el de sus proveedores de servicios externos.
La importancia de la comunicación vuelve a surgir en estas situaciones. Cuando programes las tareas, las fechas de entrega y las reuniones, sé respetuoso con su tiempo y asegúrate de que les resulta útil. Haz un esfuerzo por tener en cuenta su tiempo tanto como el tuyo.
Más información sobre la gestión de un equipo subcontratado
Terminemos con un rápido repaso de las mejores prácticas a la hora de gestionar su equipo subcontratado:
- Desarrolle una estrategia de comunicación que funcione para usted y el proveedor de servicios.
- Encuentre y utilice software de gestión de proyectos para aumentar la productividad.
- Identifique, comparta y revise con frecuencia los objetivos.
- Distribuya el acceso a cualquier documento necesario para asegurarse de que todos están en la misma página.
- Defienda su marca utilizando acuerdos de confidencialidad cuando sea necesario.
- Consigue un poco de tiempo cara a cara con tu grupo subcontratado contactando a través de Skype y otros servicios de videochat.
- Haz que los negocios sean un poco más personales conociendo a las personas que has contratado.
- Ten en cuenta su zona horaria y ajusta tus cargas de trabajo en consecuencia.