Cosas que debe tener en cuenta antes de abrir su primera oficina
Encontrar el espacio de oficina ideal es uno de los pasos más importantes a la hora de crear una empresa. La oficina da a sus clientes la primera impresión de su marca o negocio. Además, no querrá trasladar su negocio a los pocos meses de funcionamiento.
Tenga en cuenta sus metas y objetivos antes de iniciar la búsqueda. La ubicación de su empresa debe ayudarle a alcanzar las metas y los objetivos. He aquí otras consideraciones importantes para ayudar a identificar el espacio de oficina adecuado.
1. ¿Cuál es su presupuesto?
Una de las secciones más importantes de su plan de negocio es la de estimación de costes. Los costes deben incluir el alquiler y otros gastos de oficina. Las estimaciones deben guiarle a la hora de buscar el espacio de oficina ideal. Si su negocio ya está en marcha, puede calcular fácilmente la cantidad que debe gastar en alquiler en función de sus beneficios mensuales. Si está empezando el negocio, lo mejor es mantener el gasto de alquiler lo más bajo posible. En este caso, el importe dependerá del capital disponible y de los objetivos de su empresa.
Cuando elabore su presupuesto, tenga en cuenta otros costes como los de aparcamiento, reformas, seguros, material de oficina y mobiliario. Tenga en cuenta el coste del traslado cuando su empresa se quede pequeña. Sigue estrictamente tu presupuesto cuando busques el espacio de oficina.
2. ¿Cuáles son sus opciones?
Las principales opciones para adquirir un espacio de oficina son el alquiler y la compra. Se puede subarrendar el espacio durante varios años o tratar directamente con el propietario. Otra opción es alquilar un espacio compartido en lugar de ocupar todo el espacio. La opción ideal dependerá de la naturaleza de su negocio y de su presupuesto.
Cuando evalúe las soluciones, tenga en cuenta las obligaciones financieras que conlleva cada opción. Por ejemplo, los subarriendos son más flexibles en cuanto al número de años que puedes alquilar el espacio. El espacio compartido puede resultar mucho más rentable, pero hay que considerar si se adapta a la naturaleza de tu negocio. Los propietarios pueden ser estrictos con los arrendamientos directos y pueden exigir un periodo de compromiso más largo.
3. ¿Cuál es la ubicación ideal para su negocio?
La ubicación del negocio determina el número de clientes a los que llega con sus servicios o productos. La ubicación también determina el nivel de competencia, el coste del alquiler y el acceso a los servicios e instalaciones. Ten en cuenta estos factores a la hora de elegir la ubicación de tu negocio.
Otras consideraciones son la accesibilidad de los miembros clave de su personal, las opciones de aparcamiento y la seguridad. Definir la ubicación ideal reduce la búsqueda a unas pocas ciudades de su estado en las que pueda abrir su primera oficina.
4. ¿Cuánto espacio necesita su empresa?
Un error que cometen muchos propietarios de empresas, sobre todo en sus primeros pasos, es alquilar más espacio del que requiere su negocio. Puede acabar pagando más alquiler del que debería si no calcula el espacio necesario con precisión. Tenga en cuenta el número de empleados que tiene o pretende contratar durante el periodo de alquiler. Asigne entre 100 y 150 pies cuadrados a cada empleado. Recuerde que la distribución del espacio influye en la eficiencia del mismo. Elija espacios rectangulares en lugar de esquineros porque así dará más espacio a sus empleados.
Otra consideración importante es la posibilidad de ampliar el espacio. Su contrato de arrendamiento debe incluir derechos de ampliación bien definidos. Su negocio puede crecer más rápido de lo previsto dentro del plazo de arrendamiento. Negocie unas condiciones de rescisión justas cuando sea imposible ampliar a espacios adyacentes.
5. ¿Qué garantía financiera se exigirá?
Su presupuesto para el espacio de oficina puede basarse en sus ventas previstas o en el capital disponible. Sin embargo, el propietario exigirá algún tipo de garantía de que usted puede hacer frente al coste del alquiler. La mayoría de los propietarios prefieren alquilar sus espacios a empresas establecidas con ingresos estables. Si estás empezando un nuevo negocio, tienes que demostrar que puedes pagar el alquiler con tus finanzas personales en caso de que el negocio no tenga beneficios.
El propietario puede pedirte extractos bancarios o referencias como prueba de tu estabilidad financiera. Otros te piden que pagues el alquiler de varios meses por adelantado antes de ocupar el espacio. Pregunta por estos requisitos y toma una decisión en función de tu capacidad para ofrecer la garantía financiera.
Para llevar
Si estás empezando un nuevo negocio, la primera consideración es la posibilidad de trabajar desde casa. Puede ahorrarse el coste del alquiler durante los primeros meses mientras hace crecer su negocio. Sin embargo, esta opción no sirve para todos los negocios. Las consideraciones expuestas anteriormente le ayudarán a identificar el espacio ideal para su negocio cuando no pueda trabajar desde una oficina en casa.
Aunque puede encontrar el espacio ideal en un mes o menos, es aconsejable empezar la búsqueda antes para explorar todas las opciones en su ubicación preferida.