Pasos para proteger su empresa contra los desastres
Aunque suene dramático, es esencial que su empresa esté preparada para las catástrofes, independientemente de su tamaño. Los incendios, las inundaciones, los robos y los percances en general pueden hacer que su negocio se detenga si no tiene un plan de acción decente.
A continuación, veremos 8 medidas que puede tomar para asegurarse de que su empresa no se vea sorprendida en caso de catástrofe:
1. Ponga su plan por escrito
Reúna a su equipo y cree un plan de acción completo que funcione para su empresa. No basta con seguir una plantilla que hayas encontrado en Internet, sino que hay que adaptarla a las necesidades particulares de tu organización.
Es fundamental conservar una copia de este documento fuera de las instalaciones, preferiblemente en más de un lugar. Además, asegúrate de incluir en él todos los datos de contacto de emergencia de tus empleados y proveedores.
2. Que todo el mundo lo sepa
Una vez establecido el plan, es importante informar a todas las personas a las que afecta, es decir, a toda la empresa. Celebre una reunión en la que repase el plan en detalle con todo el personal, señalando sus responsabilidades individuales a lo largo del proceso. Distribuya copias en papel y acceso electrónico al plan para que su personal pueda recuperar la estrategia dondequiera que esté.
3. Encontrar un sitio alternativo
Disponer de un emplazamiento alternativo en el que sus trabajadores puedan seguir dirigiendo la empresa en caso de catástrofe es vital si quiere mantener un funcionamiento fluido. Desde el sitio de respaldo podrá comunicarse adecuadamente con cualquier proveedor, cliente o incluso empleado con el que necesite ponerse en contacto, incluso cuando sus instalaciones principales sean inaccesibles.
4. Compruebe su plan de seguridad
Asegúrese de que su actual plan de copias de seguridad cubrirá suficientemente su negocio en caso de desastre. Los datos son vitales para muchas empresas en la era digital y, sin embargo, muchas no realizan copias de seguridad periódicas. Esto las deja vulnerables en caso de que ocurra lo peor.
Tampoco te limites a los datos electrónicos. Los documentos en papel también deben tener una copia de seguridad. Los servicios de escaneo de documentos se encargarán de proteger sus documentos esenciales en papel y de almacenarlos en forma digital.
5. Compruebe su plan de recuperación de archivos
Hacer una copia de seguridad de tus archivos puede ser esencial, pero ¿puedes recuperarlos en caso de desastre? Tu plan de desastres debe incluir detalles sobre cómo se recuperarán tus archivos si tu sistema se cae. También debe incluirse en el plan información exhaustiva sobre dónde se guardan las copias impresas de los datos.
6. Saber quién está a cargo de quién
Disponer de una cadena de mando eficaz ayudará a los empleados a saber a quién pueden dirigirse si se produce una catástrofe. Si la jerarquía de la empresa no está disponible en el momento crítico, es vital que la responsabilidad recaiga en alguien que sea capaz de manejar la situación correctamente.
7. Formar a los miembros importantes del personal
Los miembros del personal elegidos para formar parte del equipo de catástrofes deben recibir una formación adecuada y orientación sobre la mejor manera de afrontar la situación. La formación es vital, y asegurarse de que cada individuo puede manejar las tareas de emergencia que se le asignen de forma competente permitirá que el plan se desarrolle sin problemas.
8. Prueba, prueba y prueba
Independientemente del tiempo que dediques a la elaboración de tu plan, al principio habrá problemas iniciales. Hacer una prueba del plan de catástrofes ayudará a resolver cualquier problema que pueda encontrarse antes de que sea demasiado tarde.
Preparar su empresa para las catástrofes es vital si quiere asegurarse de que su empresa puede seguir funcionando en caso de que ocurra lo peor. Siguiendo los 8 pasos anteriores, estarás en el buen camino para tener un plan que funcione para tu organización.