Uso de software basado en la nube para crear una estructura empresarial interna
Toda empresa tiene una estructura operativa. Cómo funciona, quién rinde cuentas a quién, cómo se realizan las tareas administrativas propias de la actividad empresarial. Muchas empresas utilizan una estructura muy tradicional para ello. Tienen un departamento de informática, un departamento de contabilidad, recursos humanos, servicio de atención al cliente, etc. Pero a medida que la tecnología avanza, aparecen nuevas formas de organizarse. Una mejora con ese potencial de cambio es la computación en la nube.
Si no estás familiarizado con la nube, este es el resumen rápido. En lugar de comprar software e instalarlo en los ordenadores de tu empresa, contratas a proveedores que te proporcionan una funcionalidad similar a la del software que hubieras comprado, pero accedes a él a distancia. Es una gran simplificación, pero con eso puedes entender que en lugar de tener que esperar un año para una nueva versión, que podrías tener que comprar, obtienes automáticamente las funciones actualizadas de tu software en la nube a medida que el proveedor las termina. Podrías obtener veinte nuevas características en un año, todas disponibles al instante a medida que se completan, sin ningún esfuerzo adicional, una cada dos semanas más o menos.
¿Cómo afecta esto a la estructura interna de su empresa? Echemos un vistazo.
Reducción del personal administrativo
Una forma de cambiar ese modelo empresarial tradicional es reducir o eliminar el personal y los departamentos innecesarios. Cualquier empresa grande necesita un departamento de recursos humanos o de personal para gestionar la contratación, la formación y todas las demás actividades relacionadas con los recursos humanos. Al utilizar una herramienta basada en la nube que automatiza cosas como las nóminas, el seguimiento del tiempo y la conservación de los datos de los empleados, puede reducir ese personal al mínimo necesario.
En lugar de un departamento de nóminas, puede que sólo necesite una o dos personas. Su equipo de contabilidad puede reducirse utilizando herramientas personalizadas en la nube para cuadrar sus libros. Puede que incluso haya funciones que puedas eliminar por completo, al igual que los operadores de centralita dejaron de ser necesarios a medida que los sistemas telefónicos se hicieron más avanzados.
Ahorro en infraestructura y personal de TI
Se invierte una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en la creación y el mantenimiento de la infraestructura necesaria para apoyar sus sistemas informáticos, programas y redes. Una empresa tecnológica puede tener un enorme personal de TI con millones de dólares en equipos, pero incluso las empresas ajenas al sector tecnológico necesitan mantener sistemas muy complicados. Pasar a la nube te permite trasladar parte de esa tarea de mantenimiento a un proveedor.
En lugar de contratar a un administrador de bases de datos o a un equipo para construir y supervisar un sistema de bases de datos, su proveedor de la nube ha hecho esto por usted. El software en la nube está soportado por el proveedor, usted les llama para pedir ayuda con la configuración del software, o para ayudarle a encontrar los mejores plugins de caché de wordpress. Usted puede reducir su huella de TI lo suficiente como para apoyar sus necesidades básicas de red a través de su proveedor de la nube. Eso le deja más recursos y tiempo para concentrarse en sus competencias principales.
Coordinación entre departamentos
El uso de un CRM le permite registrar toda la información relevante de sus clientes y compartirla entre los departamentos que la necesitan. El departamento de marketing puede utilizar los datos agregados como inteligencia empresarial y diseñar campañas para dirigirse a nuevos clientes potenciales. El departamento de ventas puede hacer un seguimiento de los clientes potenciales generados utilizando la información recopilada y almacenada en el software de CRM.
Una vez convertidos los clientes potenciales, el equipo de atención al cliente tiene acceso a toda la información recopilada por los departamentos de ventas y marketing, además de toda la que recopilen en el transcurso de la asistencia al cliente. El departamento de investigación y desarrollo puede utilizar esos datos para elegir qué nuevas direcciones tomar. Nuevos productos, nuevos servicios, nuevas funciones, lo que sea que los datos digan que los clientes quieren.
Ubicación Independencia
Puede distribuir a su personal en un área más amplia, permitiendo el trabajo desde casa u oficinas móviles, ya que se puede acceder a todas sus herramientas en la nube como si estuvieran en una oficina. Esto puede dar a su empresa ventajas competitivas al utilizar personal de ventas local en varias oficinas del país o del mundo.
Sus servicios de atención al cliente pueden distribuirse en muchas zonas horarias, lo que le permite disponer de un verdadero centro de asistencia las 24 horas del día. El personal experto que no desee trasladarse puede seguir siendo contratado y se le permite trabajar a través de la nube.
Mejoras en la comunicación
La gestión de personas suele ser una cuestión de comunicación. Con la tecnología VoIP basada en la nube, contactar con el personal de todo el mundo ya no es una barrera. Las videoconferencias a través de la nube pueden hacer que las reuniones de personal o las sesiones de formación vuelvan a ser presenciales. Las soluciones de gestión de datos pueden permitir compartir fácilmente los documentos. Incluso compartir los escritorios de los ordenadores. Muchas empresas ofrecen sistemas telefónicos automatizados que integran teléfonos de trabajo y dispositivos móviles.
Con el gran número de herramientas disponibles a través de la nube y las muchas formas en que pueden transformar las estructuras tradicionales de la empresa, ahora es posible recortar gran parte del esfuerzo dedicado a las tareas administrativas y centrarse más en los objetivos centrales de su negocio.